Page 1 Created with Sketch.

Часті питання

  • Що таке “Вчасно”?

    “Вчасно” – це сервіс миттєвого обміну документами, що дозволяє підписувати, надсилати, отримувати та зберігати документи онлайн.

    Більше інформації про спосіб роботи у “Вчасно” ви можете знайти у розділі “Про Вчасно”.

  • Чому варто використовувати “Вчасно”?

    1. Економія часу і грошей, адже більше не потрібно:

    - Друкувати
    - Підписувати та ставити печатки вручну
    - Надсилати кур’єром або поштою
    - Звіряти підписи вручну
    - Зберігати документи в паперовому вигляді в архівах

    2. Прискорення вашої роботи

    - Миттєвий обмін документами
    - Контроль статусів підписання
    - Онлайн пошук документів
    - Можливість переглянути документи у будь-який час
    - Можливість поспілкуватись з контрагентом всередині сервісу

    3. Надійність

    - Повна відповідність українському законодавству
    - Можливість використання електронних документів у якості первинних документів підтверджена ДФС України, а також судовою практикою
    - Можливість підтвердити юридичну значимість у будь-який час
    - Електронний архів у хмарному сервісі
    - Вигрузка та зберігання на локальних носіях
    - Можливість друку документів з підписами

  • Якими законодавчими актами регулюється порядок використання електронних документів та електронний документообмін?

    Порядок використання електронних документів регулюється законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» та законом України “Про електронний цифровий підпис” .

  • Що таке ЕЦП (електронно цифровий підпис)?

    Електро́нний цифровий підпис (ЕЦП) — вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

    ЕЦП дозволяє однозначно визначити особу, що підписала документ та забезпечує контроль цілісності та незмінності документа при його передачі контрагенту або перевіряючим органам. При будь-якій випадковій або навмисній зміні документа підпис стане недійсним.

    Зазвичай, це файли з розширенням: dat, zs2, sk, jks, pk8, pfx

  • Чи можу я використовувати ЕЦП, яким я підписую податкову звітність?

    Так, ви можете використовувати ключі будь-якого АЦСК України. Перелік усіх акредитованих центрів сертифікації та їх статус знаходиться за лінком czo.gov.ua/ca-registry

  • Як зрозуміти, чи можу я користуватись існуючим ЕЦП?

    Строк дії ключа та його валідність (дійсність) ви можете перевірити на сайті АЦСК, що його видав. Перелік усіх акредитованих центрів сертифікації та їх статус знаходиться за лінком czo.gov.ua/ca-registry

  • В мене немає ЕЦП. Що робити?

    Це малоймовірно, якщо ви подаєте звітність до ДФС через Інтернет. Ключі, що ви застосовуєте для подання звітності, є надійним засобом і можуть повноцінно використовуватися для документообігу.

    Якщо ви впевнені, що не маєте ключів ЕЦП, для їх отримання ми радимо звернутися до:
    - органу ДФС
    - Приватбанку
    - АЦСК Україна
    або будь-якого іншого авторизованого центру сертифікації ключів
    приблизний перелік документів можна прочитати тут:
    vin.sfs.gov.ua/media-ark/news-ark/111097.html

  • Яке програмне забезпечення потрібно для роботи з сервісом Вчасно?

    Вчасно – це онлайн сервіс, тому ніякого спеціального програмного забезпечення не потрібно, лише браузер та доступ до мережі Інтернет.

  • Чи безпечно зберігати документи у сервісі Вчасно?

    База документів зберігається в хмарах в трьох незалежних дата-центрах. Ситуація, коли всі три одночасно втратять працездатність майже неможлива. Також ви маєте можливість в будь-який момент зберегти усі документи на власний носій інформації, локальний комп’ютер тощо…

  • Чи можна використовувати у бухгалтерському обліку документи створені в електронному вигляді?

    Пунктом 2.3 глави 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку , затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, визначено, що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг та законодавства у сфері ЕЦП.

    З сервісом Вчасно ці вимоги повністю виконуються, тому електронні документи можна використовувати так само як паперові.

  • Чи достатньо електронної копії документу для надання ДФС України або іншим перевіряючим органам у разі перевірки?

    Так, за умови наявності на документі діючого на момент підписання ЕЦП.

    Але що ж робити в разі податкової перевірки?
    Як надавати податковій службі відомості з електронної програми?

    При виїмці державними органами можуть вилучатися оригінали. В цьому випадку документи надаються в наступному порядку: Електронні документи записуються на компакт-диск з можливістю одноразового запису (носій типу CD-R або DVD-R). Відповідно до статті 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом. Електронні носії передаються представникам державних органів. Після цього вони можуть перевірити підписи в електронних документах за допомогою надійного засобу ЕЦП. Засіб ЕЦП вони можуть отримати у розробника. Якщо при виїмці державні органи повинні отримати лише копії, то електронні документи роздруковуються на папері.

    Паперові копії завіряються підписом керівника підприємства і печаткою в порядку, встановленому для паперових документів. Відповідно до статті 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» копією електронного документа на папері є візуальне подання його на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством. Завірені копії документів передаються представникам державних органів

  • Як Державна Фіскальна Служба України ставиться до оформлення та ведення первинних документів у електронному вигляді з застосуванням ЕЦП?

    У офіційній відповіді ДФС України підтверджує можливість оформлення, ведення та використання під час перевірок первинної документації в електронному вигляді із застосуванням ЕЦП.

    Лист ДФС від 04.05.2016 № 9985/6/99-95-42-01-16-01-15
    http://sfs.gov.ua/baneryi/podatkovi-konsultatsii/konsultatsii-dlya-yuridichnih-osib/67999.html

    Лист ДПС України від 26.12.11 № 10406/7/18-4017 "Про визнання органами ДПС електронних первинних документів"
    http://sfs.gov.ua/elektronna-zvitnist/platnikam-podatkiv-pro/normativne-zabezpechennya/61655.html

  • Чи можливо за допомогою сервісу підписати документ, використовуючи ЕЦП підпису та ЕЦП печатки?

    Так, сервіс надає таку можливість. Для підписання документу за допомогою ЕЦП підпису та ЕЦП печатки, вам необхідно отримати у центрі сертифікаціі ЕЦП підпису і ЕЦП печатки.

  • Де будуть зберігатися всі вхідні та вихідні документи?

    Всі вхідні та вихідні документи будуть зберігатися у хмарах трьох незалежних дата центрів протягом 3х років та будуть доступні для перегляду в сервісі Вчасно. Також ви зможете завантажити та зберегти документи на комп’ютер, сервер або будь-який інший носій.

  • Як перевірити електронні підписи документу?

    1. Оберіть документ, в якому хочете перевірити достовірність накладених ЕЦП.
    2. В верхньому правому кутку над документом натисніть на значок збереження (документ збережеться в папку, яка вказана в налаштуваннях вашого браузера).
    3. На комп’ютер зберігся файл архіву с розширенням “.zip”. За допомогою програми-архіватора розархівуйте файли. Отримані файли з розширенням “Печатка <ЄДРПОУ>.p7s” – накладені електронні печатки, “Підпис <ЄДРПОУ>.p7s” – накладені підписи. PDF-файл – сам документ з накладеними на нього ЕЦП.
    4. Перейдіть на державний онлайн сервіс перевірки ЕЦП ‒ czo.gov.ua/verify
    5. На сторінці сайту натисніть кнопку “Оберіть”, в новому вікні оберіть файл електронного підпису/печатки (попередньо збережені на комп’ютері) і відкрийте його.
    6. Після опрацювання файлу сайтом, буде запропоновано вибрати та завантажити сам документ, на котрий накладався підпис (для співставлення). Потрібно вибрати документ *.pdf, який також був збережений в архіві.
    7. Після перевірки накладеного підпису і самого документу, на екран виведеться інформація з результатом перевірки.

  • Чому не виходить зчитати ключ?

    1. У вашого ключа міг закінчитись строк придатності

    2. Ви могли помилково завантажити ключ шифрування або відкритий сертифікат.

    2.1 Якщо файл ключа виданий АЦСК "Україна" (ключі, котрі ви використовуєте для податкової звітності) і в його назві присутня літера "C" (напр. C, BC, DC) – це ключ шифрування. Оберіть ключ з літерою "S" (напр. S, BS, DS)
    2.2 Якщо файл з розширенням *.cer або *.crt – ви завантажили файл відкритого сертифікату.

    3. Ваш ключ має застарівший формат

    Якщо файл ключа виданий АЦСК "Україна" (ключі, котрі ви використовуєте для податкової звітності) був виданий у 2016 році, його формат може бути старого зразка і більше не підтримується. Щоб це виправити, завантажте конвертатор електронних ключів АЦСК "Україна".
    Для цого:
    - Завантажте архів та розпакуйте його
    - Запустіть додаток
    - У полі "Особистий ключ підпису" вкажіть файл особистого цифрового підпису з розширенням ZS2
    - У полі "Пароль ключа підпису" вкажіть пароль захисту ключа
    - У полі "Ключовий файл" буде автоматично виведена назва ключа

    Щоб перевірити дійсність ключа на сайті Центрального Засвідчувального Органу:

    - Перейдіть за лінком czo.gov.ua/sign
    - Натисніть кнопку "Обрати" файл для підписання (це може бути будь-який файл, наприклад якесь зображення, текстовий файл і тд.)
    - Вкажіть АЦСК, в котрому ви отримали електронний ключ. Якщо ви використовуєте ключі для податкової звітності, вкажіть "АЦСК ТОВ "Центр сертифікації ключів "Україна"
    - Завантажте ключ
    - Зчитайте ключ

    Якщо сервіс видає помилку:

    - "Помилка зчитування ключа. Сертифікат пошкоджений або не може бути використаний(50)" – ключ невалідний.
    - "Помилка підпису файлу. Виникла помилка при розборі чи формуванні даних (пошкоджені дані чи невірний формат)(33)" – вірогідно, ви завантажили ключ шифрування або ваш ключ має застарівший формат. (це може бути будь-який файл, наприклад якесь зображення, текстовий файл і тд.)
    - "Помилка зчитування ключа. Сертифікат не знайдено(51)" – вірогідно, при зчитуванні ви не вказали АЦСК. Спробуйте пройти процедуру знову.
    - "Помилка зчитування ключа. Виникла помилка при відкритті особистого ключа (невірний пароль чи ключ пошкоджений)(24)" – вірогідно, ви завантажили сертифікат або інший невірний файл.